WEBMAIN

Projekti elutsükkel

Klassikaliselt jagatakse projektide elutsükkel neljaks.
1. Projekti algatamine. Uuritakse projekti soovitud tulemit, hinnatakse maksumust ja tasuvust. Tellijaga koostatakse lepingud. Soovitatav on juba sel etapil kaasata ka hilisem projektijuht, vastasel korral on tal pärast raske aru saada, miks on otsustatud ühe või teise variandi kasuks. Selles etapis vastutavad tellija ja täitja võrdselt projekti edukuse eest. Vähemalt üks pool peab olema asjade edenemise eest vastutav isik. Sageli pakub täitja selle omalt poolt välja, kuid siis võib loodav variant olla projektijuhi eelmiste tööde sarnane – igal inimesel on lihtsalt oma käekiri. Parema lahenduse huvides võib kasutada kolmanda osapoolena konsultanti.
2. Projekti planeerimine ja ette valmistamine. Kui eelmises etapis oli soovituslik kaasata projektijuht, kuid see polnud nõutud, siis selles etapis peab juba tingimata valima projektijuhi. Mõnikord on projektil kaks projektijuhti. Esimene jälgib projekti üldist kulgu algusest lõpuni ja tegeleb põhiliselt tellijaga suhtlemisega. Teine, tehniline projektijuht, jälgib projektiplaani täitmist ja tegeleb ülesannete reaalse täitmisega.
Etapi käigus koostatakse detailne eesmärgipüstitus, luuakse meeskonnad ja projektiplaan. Etapi täitmise eest vastutavad projektijuht ja ressursijuhid. Projektijuht saab küsida täitjatelt nende ajahinnangud ning lisada seejärel puhvri vastavalt oma kogemustele ja intuitsioonile. Noored projektijuhid unustavad siin reeglina ära riskid: suvel inimesed puhkavad, sügisel on nad haiged, talvel on jõulud ja kevadel kevadväsimus. Projektijuht peaks sellised ohud oma projekti sisse kirjutama, kuigi avalikult mitte nii sõnastama. Inimesed võtavad seda muidu lubadusena, nagu nad võiksidki rahulikult puhata ja haiged olla. Kui nad niisugust võimalust tajuvad, siis nad ka kasutavad seda.
Hea projektijuht koostab projektiplaani, mille alusel saavad projekti liikmed oma töid planeerida, tutvustab seda tellijale ja projekti liikmetele. Kui inimestelt on saadud kinnitus, on neil hiljem piinlikum alt ära hüpata.
3. Projekti elluviimine. Vastavalt projektiplaanile ja kokkulepitud tulemile realiseeritakse eesmärk.
Etapi täitmise eest vastutavad projektijuht ja ressursijuht. Põhiliselt tegelevad nad olukorra pideva kontrollimise ja tuleviku prognoosimisega. Ettenägematuid segavaid olukordi tuleb alati ette ja nendega tegelemine ongi üks projektijuhi rollidest.
4. Projekti lõpetamine. Kontrollitakse tulemuse vastavust planeeritule, tulem antakse tellijale üle.
Etapi täitmise eest vastutavad tellija ja projektijuht. Tüüpiline mure: töö on tehtud, kuid tellijal pole aega seda üle vaadata. Ilma kontrollita ta aga ei maksa! Probleemi vältimiseks tasub kohe projekti alguses lepingusse sisse kirjutada mõistlikud tähtajad: kui kiiresti tellija projekti üle kontrollib ja millal maksab. Mõlemad tähtajad tuleks siduda kas kuupäevadega või tööde lõpuga.

Ja muidugi pidu! Projekti alguses peaks olema „kick-off“, mis annab inimestele tunde, et nad hakkavad tegema midagi olulist. Kuid ka projekti lõpus on vaja asjaosalistele näidata, et nad said millegi märkimisväärsega hakkama ja seda tunnustatakse.